BERITAMAGELANG.ID - Akhir tahun 2020 ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Magelang melaksanakan pemusnahan arsip keuangan dan kepegawaian yang tercipta oleh Pemerintah selama kurun waktu 1957-1990.
Sebelumnya, arsip tersebut disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Tengah. Selain itu juga dimusnahkan arsip yang tercipta di lingkungan Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) dan Dinas Peternakan dan Perikanan Kabupaten Magelang yang telah melampaui jadwal retensinya.
Pemusnahan arsip yang dilaksanakan di UD Samak Jaya Karton Bojong pada Kamis (10/12/2020) itu disaksikan oleh para pejabat yang telah ditunjuk dari Bagian Hukum, Inspektorat, dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Magelang.
"Cara yang ditempuh untuk melaksanakan pemusnahan dilakukan dengan cara dilebur. Dengan cara ini diharapkan bahwa informasi yang tercantum di dalam arsip yang dimusnahkan tidak dapat terbaca lagi," ungkap Kepala Dispuspa Kabupaten Magelang, Bela Pinarsi, Senin (14/12/2020).
Dokumen yang dimusnahkan meliputi arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebanyak 7.738 berkas; arsip DPMPTSP sejumlah 360 berkas; Dinas Peternakan dan Perikanan 140 berkas dan arsip dari Bagian Administrasi Pembangunan sebanyak 11.247 berkas.
"Jumlah keseluruhan ada 19.485 berkas," jelas Bela.
Membangun Paradigma
Pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan Peraturan Bupati Magelang Nomor 35 tahun 2014 tentang Pedoman Penyusutan Arsip SKPD, UPT SKPD, Sekolah, Desa dan BUMD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang. Pemusnahan bertujuan membangun paradigma pengelolaan kearsipan.
"Selama ini orang menganggap arsip hanyalah hasil samping dari kegiatan administrasi. Salah anggapan ini menyebabkan arsip dipandang sebagai tumpukan kertas yang tidak berguna, sehingga eksistensinya sering disia-siakan," ungkap Bela.
Peraturan Bupati tersebut mengamanahkan penyelamatan arsip-arsip merupakan suatu keharusan. Namun, penyelenggaraan kearsipan harus mempertimbangkan efisiensi sarana prasarana penyimpanan dan anggaran pengelolan arsip. Yang perlu dipahami pemusnahan arsip hanya dilakukan terhadap yang bernilai guna musnah.
"Arsip yang dimusnahkan di Lembaga Kearsipan Daerah (DISPUSPA) merupakan arsip yang jangka simpannya di atas 10 tahun," terangnya.
Karena itu, lanjut Bela, pemusnahan arsip harus dilakukan secara hati-hati. Proses permusnahan dilakukan sejak dari awal tahun. Dimulai dengan melakukan pembentukan dengan tahapan:
1. Pemilihan personil anggota tim pemusnahan yang melibatkan SKPD Bagian Hukum dan Inspektorat
2. Pengesahan anggota tim pemusnahan
3. Verifikasi arsip yang akan dimusnahkan
4. Pengajuan permohonan ijin pemusnahan ke ANRI (Surat Sekda Kab Magelang No. 045.35/2034/17/2020 tentang Permohonan Rekomendasi Pemusnahan Arsip)
5. Persetujuan Pemusnahan Arsipan dari Anri no B-KN.00.03/214/2020 Perihal Pemusnahan Arsip tanggal 28 September 2020
6. Keputusan Bupati Magelang No 180.182/397/KEP/17/2020 TENTANG Pemusnahan arsip Tgl 27 Nopember 2020.
0 Komentar